هیات مدیره و نقش آن در شرکت ها با مسئولیت محدود

بر اساس ماده ۱۰۷ لایحه قانون تجارت، هیأت‌ مدیره شرکت‌های سهامی عام و خاص را اداره می‌کند. اساساً هیات مدیره به عنوان بازوی اداره شرکت عمل می کند و مجامع عمومی بازوی تصمیم گیری شرکت است.

در ماده 134 این لایحه دو دسته اعضای هیئت مدیره تعریف شده است:

الف) مدیر موظف: او علاوه بر کارگر یا کارمند بودن شرکت، مدیر شرکت است.

ب) مدیر غیرموظف: غیر از مدیریت، در جلسات شرکت می کند و هیچ رابطه کاری با شرکت ندارد.

اختیارات هیات مدیره شرکت

بر اساس ماده ۱۱۸ قانون تجارت، هیئت مدیره به عنوان مدیریت شرکت دارای اختیارات عام و همچنین یکی از ارکان اداره شرکت است. منظور از اختیارات عام این است که هیئت مدیره می تواند هر اقدامی را که برای اداره شرکت لازم است انجام دهد مانند انعقاد هرگونه قرارداد خرید و فروش با مبلغ لازم. این اختیارات عام باید در یک چارچوب مشخص شده و موارد زیر رعایت شود:

1. ممنوعیت های قانونی: به عنوان مثال، بازرسان مسئول نظارت هستند.
2. صلاحیت خاص مجامع عمومی: به عنوان مثال، مجمع فوق العاده مسئول کاهش سرمایه است.
3. رعایت موضوع شرکت: به عنوان مثال، در مورد یک شرکت لبنی، این اختیارات عام برای خرید و فروش خودرو قابل اعمال نیست.

این وضعیت این سؤال را ایجاد می کند که آیا اگر یکی از اعضای هیئت مدیره از موضوع شرکت خارج شود، اما شرکت همچنان به شخص ثالث اجرای تعهد کند ، مانند زمانی که شرکت اموالی را که فروخته است به شخص ثالث تسلیم کند، آیا شخص ثالث می تواند در مقابل شرکت اجرا تعهد نکند؟ خیر. با توجه به حمایت از شرکت در مقابل شخص ثالث، در صورت اجرای تعهد توسط شرکت، شخص ثالث حق استناد به خروج از موضوع شرکت را ندارد.

محدود کردن اختیارات هیات مدیره

آیا می توان اختیارات عام هیئت مدیره را محدود کرد؟ مثلا در اساسنامه یا مصوبه مجمع عمومی آمده است که هیات مدیره نمی تواند بیش از 400 میلیون تومان قرارداد ببندد. در صورت ایجاد این محدودیت در روابط بین مدیران و سهامداران معتبر است با این حال، برای اشخاص ثالث قابل اعمال نیست، به عبارت دیگر شرکت در صورت انعقاد قرارداد 500 میلیون تومانی توسط هیئت مدیره باید در مقابل شخص ثالث به اندازه 500 میلیون تومان مسئول باشد. برای جبران خسارت، پس از اجرای تعهدات شرکت در قبال شخص ثالث، می توان به هیئت مدیره مراجعه کرد.

وظایف هیات مدیره

از نظر قانون، هیات مدیره وظایف زیر را بر عهده دارد:

• مجامع عمومی باید در مهلت مقرر در اساسنامه دعوت شوند. البته طبق ماده 121 این لایحه، رئیس هیات مدیره این وظیفه را بر عهده دارد.
• ارائه گزارش های مالی شرکت به بازرسان هر شش ماه یکبار. ( ماده 137 لایحه )
• وضع اندوخته قانونی. ( ماده 140 لایحه )
• ارائه گزارش توجیعی به مجمع عمومی فوق العاده ضمن پیشنهاد کاهش یا افزایش سرمایه ( مواد 141- 161- 189- 190 لایحه )
• حداکثر 8 ماه پس از تصمیم مجمع عمومی درباره نحوه تقسیم سود، نحوه تعیین و توزیع سود به شرط آن که مجمع عمومی عادی هنوز در مورد نحوه تقسیم سود تصمیم گیری نکرده است. ( ماده 240 لایحه )
• ارائه صورتهای مالی به بازرسان جهت ارائه به مجامع عمومی سالانه. ( ماده 232 لایحه )
• ارائه سهام وثیقه به صندوق شرکت. ( مواد 115 – 114 لایحه )
• تهیه گزارش سلب حق تقدم سهامداران در خرید سهام جدید شرکت. .( ماده 167 لایحه )
• تعیین حدود اختیارات و حق الزحمه مدیرعامل و انتخاب مدیرعامل. ( ماده 124 لایحه )
• اصلاح اساسنامه پس از اجرای افزایش سرمایه و ابلاغ به مرجع ثبت شرکتها. ( ماده 188 لایحه )
• در زمان افزایش سرمایه، رسیدگی به تعهدات پذیره نویسان. ( ماده 181 لایحه )

اختیارات عام و خاص هیئت مدیره شرکت سهامی چیست؟

اداره شرکت توسط مدیرانی انجام می شود که قانونگذار از آن به هیئت مدیره تعبیر می کند. مدیرعامل مسئول نمایندگی شرکت می باشد. در رابطه با هیئت مدیره باید به چند نکته مهم توجه کرد. قبل از پرداختن به بحث اصلی به این نکات اشاره می کنیم:

1. تعداد اعضای هیئت مدیره شرکت های سهامی خاص نباید کمتر از سه نفر و هیئت مدیره شرکت های سهامی کمتر از پنج نفر باشند. ( ماده 107 لایحه قانونی ). قانونگذاران حداکثر تعداد مدیران را تعیین نکرده اند، بنابراین اساسنامه می تواند تعداد مدیران را با رعایت حداقل های قانونی ذکر شده در بالا تعیین کند.
2. مجمع عمومی موسس یا عادی است که بر حسب مورد اعضای هیئت مدیره را انتخاب می کند. مجمع عمومی می تواند در صورت استعفا یا سلب شرایط مدیریتی، همانند مدیران اصلی، چند مدیر را برای جایگزینی آنها انتخاب کند.
3. الزاما از بین صاحبان سهام ، مدیران باید انتخاب شوند.
4. مدیران می توانند اشخاص حقیقی یا حقوقی باشند و اشخاص حقوقی عضو هیأت مدیره موظفند یک نفر را  برای انجام وظایف مدیریتی نمایندگی دائمی تعیین کنند.
   
5. با وجود ماده ۱۱۱ لایحه قانونی، مدیران نباید مشمول این ممنوعیت ها باشند، یعنی اگر فردی محجور یا ورشکسته باشد و به دلیل سرقت، خیانت در امانت، کلاهبرداری یا جرایمی که مجازات آن خیانت در امانت و کلاهبرداری باشد و نیز افرادی که مرتکب اختلاس و تدلیس شده اند و افرادی که به طور غیرقانونی اموال عمومی را تصرف کرده اند. هر مدیری که بر خلاف این مقررات انتخاب شود می تواند در صورت درخواست توسط دادگاه عمومی صالح برکنار شود.

اختیارات هیئت مدیره

وظایف و اختیارات خاصی به هیئت مدیره محول شده است؛ او همچنین مسئولیت اداره کلی شرکت را بر عهده دارد؛ اما او نباید اقداماتی را که در صلاحیت مجامع عمومی یا مدیران عامل است انجام دهد.

1. اختیارات خاص هیئت مدیره :

دعوت مجامع عمومی و تعیین دستور جلسه آنها و تنظیم حسابهای سالانه و گزارش عملکرد شرکت به مجامع عمومی به عهده هیئت مدیره است. هیئت مدیره باید این گزارش را به گونه ای تنظیم کند که تابلوی دقیقی از وضعیت حساب ها و عملکرد شرکت در سال مالی گذشته باشد؛ به نحوی که وضعیت شرکت  به وضوح توسط صاحبان سهام درک شود.

بعلاوه، هیئت مدیره، رئیس هیئت مدیره ، نایب رئیس و مدیرعامل شرکت را انتخاب و حق الزحمه وی را تعیین می کند. ( ماده 119 لایحه قانونی ).

هیئت مدیره موظف است هرگونه قراردادی را که به امضای یکی از مدیران یا مدیرعامل با شرکت می رسد تصویب و آن را به اولین مجمع عمومی عادی صاحبان سهام گزارش دهد. ( ماده 129 لایحه قانونی ).

2. اختیارات عام هیئت مدیره :

در ماده 118 لایحه قانونی 1347 مقرر شده است که مدیران کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت را دارند مشروط بر اینکه این اختیارات در حیطه فعالیت شرکت باشد. اساسنامه یا تصمیمات مجمع عمومی که اختیارات مدیران را محدود می کند، فقط در مورد روابط بین مدیران و سهام معتبر بوده و در مقابل اشخاص ثالث باطل است.

ماده 118 لایحه قانونی فقط در مورد مدیران یعنی یعنی اعضای هیئت مدیره می باشد و ربطی به مدیرعامل ندارد که اختیارات نامحدود ندارد مگر اینکه هیئت مدیره به او همچین اختیاراتی بدهد. انجام معاملات خارج از موضوع شرکت برای شرکت و اشخاص ثالث باطل است، زیرا از آنجا که ماده 118 لایحه قانونی مربوط به نظم عمومی است،پس هر معامله ای که خلاف آن باشد، طبق ماده 975 باطل است.

3. رعایت صلاحیت های سایر ارگان های شرکت:

انجام اقداماتی در خصوص اداره شرکت که به سایر ارگانهای دیگر شرکت تفویض شده اند بر عهده هیئت مدیره نمی باشد. هیئت مدیره نمی توانند مثلاً در مورد افزایش یا کاهش سرمایه تصمیم بگیرد، تابعیت شرکت را تغییر دهد یا اساسنامه آن را تغییر دهد زیرا مجمع عمومی فوق العاده صلاحیت رسیدگی به این امور را دارد.

در ماده 118 این لایحه قانونی آمده است: «مدیران شرکت جز در موضوعاتی که تصمیمات و اقدامات مربوط به آن در صلاحیت خاص مجامع عمومی است، مدیران شرکت کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت را دارند». این بدان معنا نیست که هیئت مدیره صلاحیت رسیدگی به اموری را که باید توسط مدیرعامل (مانند نمایندگی شرکت در مقابل اشخاص ثالث) یا اموری ک در صلاحیت بازرس می باشد را دارد. در دیگر مواد قانون به ممنوعیت مدیران در چنین مواقعی اشاره شده است. در نتیجه این قوانین، شرکت های سهامی باید به صورت دموکراتیک و سلسله مراتبی اداره شوند.